CHUMTECH — ご提案書
ご提案書（要件定義を含む）
本書は、株式会社東和テック様（小澤様）との2026年7月15日のお打ち合わせを踏まえたご提案の全体像と、その裏付けとなる要件定義を1つにまとめた資料です。「何のために・何を・どう作るか」と「今回はやらないこと」を明確にしています。
本書は打ち合わせ内容をもとに作成しています。詳細な仕様は開発着手後の確認の中で調整してまいります。
セクション 1
背景と課題
ゴール（一文）
受注メールの手入力・二重入力をなくし、散在する各種ツール（メールワイズ／Accessのシステム／バックログ／Excel）をつなぎ、人手を増やさずに業務が回る状態をつくる。
対象・体制
| 対象業務 | 受注（HP・FAX・EDI）から見積・製造工程振り分け・バックログでの進捗管理・検品までの一連の流れ |
|---|---|
| 体制 | 12名体制（入力担当3名／閲覧担当9名）。工場と事務所間の連絡や依頼はSlackも併用 |
| 関連システム | メールワイズ（受注メール）／Accessのシステム（見積・請求・在庫）／バックログ（進捗管理）／Excel（在庫、12月までにZaicoへ移行予定） |
現状の業務フロー
HP
FAX
EDI
→
メールワイズ
Gmail
見積提出（HPは自動／他は手動）
メールワイズはGmail経由でPOP受信／今回の自動化はGmailから直接抽出
メールワイズはGmail経由でPOP受信／今回の自動化はGmailから直接抽出
→
Accessのシステム
設計・製造・実装・その他（部品／ハーネス／メタルマスク等）
全体で約20工程に振り分け
全体で約20工程に振り分け
→
バックログ
現状：全て手動入力
データ保存・チェック → 検品
データ保存・チェック → 検品
→
在庫・納品・実績
Excel → Zaicoへ移行予定（〜12月）
2026年7月15日のお打ち合わせでご共有いただいた業務フローをもとに作成
課題の整理
- 受注メールの内容を都度コピー＆ペーストしてバックログに課題登録しており、この作業がボトルネックになっている
- 自動注文メール（定型フォーマット）は内容が冗長で、必要な情報（品目・外形・工場・納期など）だけを抜き出す手間がかかる
- バックログへの登録は片方向のみで、納期変更などバックログ側の更新をAccessの伝票側へ反映する仕組みがない
- 単価・在庫数・伝票情報を確認する際、バックログとAccessを行き来する必要があり検索に手間がかかる
セクション 2
ご提案内容
「Google Apps Script（GAS）」を中心に、Gmail・バックログ・Slackをつなぎます。受注メールからバックログへの自動登録に絞ってご提案し、登録後の内容修正は誤登録防止のため、手動での確認・修正とします。
メール本文の自動解析
バックログへの自動登録・自動分類
Slack通知連携
仕組みの概要
- メールワイズにはAPIがないため、その手前でメールを受信しているGmail（受注メール：自動注文メール／通常メールの2パターン）に対してGASを連携し、品目・数量・納品日などの必要情報のみを抽出
- 抽出した情報をBacklog APIで課題として自動登録。工程（設計／製造／実装／その他）へのカテゴリー分類もあわせて自動化
- 登録内容はSlackに通知し、担当者は登録された課題を確認するだけで着手できる状態にする
- 対応範囲は受注メールからバックログへの自動登録（一方向）です。バックログの更新をAccessの伝票へ反映する双方向連携は、今回の対応範囲には含みません
セクション 3
要件定義（機能・非機能）
機能要件
- メールワイズにはAPIがないため、その手前で受信しているGmailに対してGASを連携し、自動注文メール（定型フォーマット）から品目・外形・工場・納期などの必要情報を抽出する
- 通常メール（非定型）についても、同様の項目を可能な範囲で抽出する
- 抽出した情報をバックログの課題として自動登録し、あわせて工程カテゴリー（設計／製造／実装／その他）を自動分類する
- 登録が完了した課題をSlackへ通知する
- 登録後の内容修正は自動化の対象外とし、担当者による手動確認・修正を前提とする
非機能要件
| メール運用 | 既存の運用（Gmail転送 → フィルター → メールワイズでPOP受信、受信アドレスは2つに制限）を前提とし、メール基盤自体の変更は行わない。メールワイズはこれまで通りGmail経由でPOP受信を継続し、GASはそのGmailに対して並行して抽出処理を行う |
|---|---|
| コスト | Google Workspace等、人数課金が発生する基盤への全面移行は行わない。既存の代表メール＋スタッフ個人の無料Gmailという構成を維持する |
| 連携方式 | Google Apps Script（GAS）からBacklog API／Webhookを呼び出す構成。ノーコード基盤（Make等）は使用しない。今回は登録（一方向）のみとし、双方向同期は対象外 |
セクション 4
スケジュール
| ①お申込み | 申込書にご記入 |
|---|---|
| ②ご契約 | 契約書にご同意の上、電子署名 |
| ③着手金のご入金 | 50,000円（税抜） |
| ④開発着手 | ご入金確認後、ご希望の開始時期からシステム開発に着手 |
| ⑤納品 | 着手から1.5〜2ヶ月で納品 |
| ⑥残金のご入金 | 50,000円（税抜）／納品後にお支払い |
セクション 5
費用
今回ご提案する内容は、通常であれば200万円前後のシステム開発として発注されることが多い規模の仕組みです。ノーコード基盤（Make等）を使わず、GASによるシンプルな実装にすることで、開発コストを大きく抑えています。
| 通常の相場 | 同等機能をシステム開発として発注した場合の目安：200万円前後 |
|---|---|
| 今回のご提案金額 | 10万円（税抜） |
| お支払い方法 | 着手金50,000円（税抜）＋納品後50,000円（税抜）の2回払い |
セクション 6
やらないこと
今回の対応範囲
- 受注メール本文からの必要情報の自動抽出
- バックログへの自動登録・工程カテゴリーの自動分類
- 登録完了のSlack通知
今回はやらないこと
- バックログの更新をAccessの伝票へ反映する双方向同期
- 単価・在庫数・伝票情報のバックログ内での一元表示
- Google Workspace等、メール基盤自体の刷新・全面移行